EASY Archivierung / DMS / Workflow

Die EASY Software AG zählt mit über 12.000 Kundeninstallationen zu den führenden Anbietern von plattformübergreifenden Lösungen in den Bereichen elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management.

Die CES IT-Systemhaus GmbH ist Ihr regionaler Ansprechpartner für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Unternehmensprozesse.

Vor dem Hintergrund weltweit gestiegener Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung verlangen die Behörden inzwischen auch in Deutschland immer öfter Zugriff auf die IT-gestützten Buchführungssysteme eines Unternehmens. Mit den Produkten und Lösungen der EASY SOFTWARE AG erhält der Anwender eine leistungsfähige Komplettlösung, die nicht nur der deutschen (Steuer-) Gesetzgebung, sondern auch vielen internationalen Standards entspricht.

Die »pflegeleichten« Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) von EASY sind einfach und intuitiv zu bedienen, fügen sich zuverlässig in jede bestehende IT-Umgebung ein und passen sich den individuellen Anforderungen des Anwenders an.

Die EASY-Produkte erfassen jede Art von Massendaten, strukturieren und ordnen den Dokumentenfluss, sorgen für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und halten Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit. Dabei arbeiten die Produkte problemlos mit allen gängigen Betriebssystemen, Arbeitsumgebungen und Dateiformaten zusammen.

Dank des modularen Aufbaus passt sich EASY jeder Anforderung an und ist flexibel einsetzbar – angefangen von der „kleinen“ Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden Unternehmenslösung.

Telefon: +49 351 / 86 29 40
easy@ces-it.de

Die konventionelle Ablage von Dokumenten in Ordnern und Aktenkellern verursacht ineffizienten Ressourceneinsatz, zeitaufwändiges Suchen, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachkopien, mangelhafte Transparenz sowie hohe Kosten. Ein integriertes, kundenorientiertes und zeitnahes Arbeiten wird somit erschwert, wenn nicht gar unmöglich gemacht.

Aber das muss nicht so sein: EASY sorgt für die revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente, senkt die Kosten und erhöht die Produktivität.

EASY SOFTWARE bietet Archivsysteme für jede Unternehmensgröße und Branche an – von der kleinen Abteilungslösung bis hin zur plattformübergreifenden High-End-Lösung für den weltweit operierenden Konzern. 

Dokumentenmanagement mit EASY DOCUMENTS ist modern, webbasiert und wird per Workflow gesteuert. Die plattformunabhängige Lösung eröffnet zahlreiche Möglichkeiten, wie zum Beispiel digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement oder Support-Abwicklung mit gleichzeitiger Anbindung an ein revisionssicheres Archiv.

In EASY DOCUMENTS werden Dokumente sowie Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. EASY DOCUMENTS fasst einen Geschäftsvorgang inklusive der dazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender.

EASY DOCUMENTS bietet zahlreiche Möglichkeiten

• Frei definierbare Versendeszenarien
• Gezielter Dokumentenfluss
• Unterstützung unterschiedlicher Betriebssysteme
• Definierte Workflows machen die Prozesse transparent
• Beschleunigte Geschäftsprozesse, Gleichzeigt werden die Durchlaufzeiten verkürzt
• Ad-hoc und regelbasierte Prozessgestaltung

IHRE VORGÄNGE UNTERNEHMENSWEIT IM BLICK

• Gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender
• Direkter Zugriff auch auf archivierte Dokumente
• Volltextsuche in aktuellen und archivierten Vorgängen
• Höchste Sicherheit (SSL) bei der Übertragung der Daten
• Online-Zugang über Internet, Intranet oder Extranet
• Benutzerfreundliche Web-Oberfläche und somit keine Client-Installation notwendig

Schnittstellen-Lösungen sorgen für eine Anbindung an das eingesetzte ERP. Beide Systeme, DMS & ERP-System ergänzen sich im Idealfall gegenseitig.

EASY INVOICE dient der weitestgehenden Automatisierung von Rechnungseingangsprozessen in Ihrem Unternehmen und ist auf den bereits vorhandenen Funktionalitäten von weiteren EASY Modulen aufbaut.

In EASY INVOICE sind alle wesentlichen Prozesse berücksichtigt und in der Regel ca. 80% der Inhalte werden beim ersten Scannen mit dem Modul CAPTURE Plus sofort erkannt:

• Erfassung der Belege durch EASY CAPTURE
• Automatisiertes Einlesen von Daten
• Bei Bedarf automatische Extraktion der Daten mit EASY xTract
• Erkennen von Rechnungsbestandteilen/Positionen auf Basis vordefinierter Regeln (Zahlenreihen, Tabellen, Rechnungsposten, Datum)
• atenabgleich und Verifizierung mit dem ERP möglich
• Kontierung, Freigabe mittels EASY ELC (Workflow-basiert)
• Buchung im ERP-System
• sowie spätere Recherche der Dokumente und Vorgänge im EASY ELC, ERP-System und Archiv.

Standardlösung für die Erfassung und Extraktion von Belegen und Dokumenten aus allen Quellen

EASY Capture PLUS bietet eine Fülle von Funktionen für die manuelle, halb- und vollautomatische Belegerfassung. Verarbeiten Sie Ihre Papierbelege sowie sonstige elektronische Dokumente aller Art. Darüber hinaus ist die Lösung ebenfalls für den zunehmenden elektronischen Belegaustausch geeignet.

Als OCR- oder Barcode-Engines nutzt EASY CAPTURE modernste Erkennungssoftware, wie zum Beispiel die Anwendungen der Pegasus Imaging Corporation, die neben Text und (2D-)Barcode über die ICR-Erkennung auch handschriftliche Notizen prüfen und einlesen können.

Der als Standard in EASY CAPTURE integrierte FineReader erkennt Text und Barcodes auf gescannten Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten (TIFF, JPEG, LDF); zudem kann der Anwender zwischen mehreren Barcode-Engines auswählen. Neben einer deutlichen Qualitätsverbesserung bei der Erkennung von Text, werden nun auch Druckschrift auf Formularen, Dot-Matrix und eine Vielzahl weiterer Sprachen unterstützt.

Zur Erfassung Ihrer externen Belege empfehlen wir Dokumentenscanner. Diese gewährleisten u.a. eine effiziente und genaue Belegverarbeitung und können bereits bei der Erfassung u.a. Leerseiten filtern.

Automatisieren Sie Ihre Vertragsverwaltung! EASY CONTRACT unterstützt Sie bei der Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen. 

Ihre Vorteile mit EASY CONTRACT im Überblick

• Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten durch komfortable Such- und Filterfunktionen
• Komplett browserbasiert -Aufruf über Webclient
• Umfangreiche DMS-Funktionen wie Versionierung und Aus-/Einchecken
• Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten
• Einheitliche Fristenkalender für alle Verträge
• Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen
• Übersicht über Vertragskosten und -einnahmen
• Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern
• Unterstützung von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und Aufbewahrung von Verträgen
• Abbildung von Unternehmensstrukturen, Hierarchien und Kompetenzen
• Sicherheit bei vertraulichen Vertragsdokumenten

Die ECM Lösung unterstützt alle Geschäftsprozesse und archiviert sowohl eingehende als auch ausgehende Belege rechtskonform.

Ihre VORTEILE:

• Revisionssichere Archivierung
• Recherche DIREKT aus der MS Dynamics-Oberfläche
• Umfangreiche Ordnungs- und Suchoptionen
• Hoher Automatisierungsgrad
• Zeitgsteuerte Archivierung möglich
• Zuordnung gescannter Belege per Barcode
• Automatische Archivierung von Belegen aus dem Buchungsprozess 

Alle ausgehenden Dynamics NAV Belege werden zusätzlich zum normalen Druckvorgang als PDF erfasst und automatisch volltextindiziert archiviert. Diese Belege sind aus Dynamics NAV oder dem EASY Client recherchierbar.

Optional können weitere Dokumente diesem Vorgang mittels Drag&Drop hinzugefügt werden. 

EASY for DYNAMICS NAV integriert sich vollständig in die EASY ECM Welt. So runden EASY CAPTURE Plus oder Workflow Lösungen mit EASY DOCUMENTS die Integration in Microsoft Dynamics NAV in idealer Weise ab.

Die Archivlösung für Microsoft Exchange unterstützt automatische, regelbasierte sowie benutzerspezifische Archivierungsszenarien. Neben der gesteigerten Datensicherheit und Rechtskonformität wird gleichzeitig die Datenlast des Exchange Servers deutlich reduziert.

Ihre Vorteile mit EASY für EXCHANGE:

• Einfache und schnelle Suchfunktionen (auch in Dateianhängen!)
• Reduzierung der MS Exchange Datenbank
• Wartungsfreie Systemkonfiguration
• Optimale, intuitive Integration im Outlook; Schulungsaufwand entfällt
• Keine Arbeitsplatz-Installation
• Optimierte Systemleistung
• Verwaltung & Archivierung von Exchange Serverfarmen möglich
• Für mobile Anwender können archivierte E-Mails einfach vom Archiv auf das entsprechende Notebook synchronisiert werden
• Bei Bedarf können archivierte E-Mails in das Anwenderpostfach wiederhergestellt werden
   

EASY für Exchange erhöht die Datensicherheit, steigert die Transparenz der E-Mail-Korrespondenz, legt E-Mails revisionssicher ab, verbessert die Performance und senkt den Total Cost of Ownership (TCO). Überlastete Exchange-Server, verstopfte Postfächer und aufwändige Administration gehören damit der Vergangenheit an.

 Mehr Sicherheit, höhere Performance, geringere Kosten

• Speicherersparnis in der Exchange-Datenbank durch Referenzen auf gelöschte E-Mails statt Originaleintrag
• Integration in Outlook Web Access
• Volltextrecherche im Nachrichtentext und in den Anlagen einer E-Mail
   

E-Mail-Archivierung -vollautomatisch